GTD son las iniciales de “Getting Things Done” (Hacer las cosas). Se trata de una metodología de David Allen para la organización personal. En el fondo, no es nada más que una dosis de sentido común para la gestión personal, pero hay que reconocer que los humanos (y los frikis como yo) somos generalmente pésimos en ese aspecto, con lo que toda ayuda es poca. Esta técnica ha calado hondo entre gente muy ocupada (CEOs y equivalentes) y entre la comunidad “friki” de internet debido a su estructura.
La gracia de la técnica está en su organización en pasos (un workflow fijo), con normas muy estrictas. Esta claridad en el sistema junto a la lógica que hay detrás de cada paso hace que una vez se sabe como funciona sea fácil de seguir la mecánica y organizar todo lo que nos pasa. El sistema actúa como si fuera un algoritmo, lo que ha hecho que sea popular en el mundo de IT, gente muy acostumbrada (por su profesión) a este concepto y este tipo de trabajo. Además las normas son simples y útiles, como la famosa norma de los 5 minutos: si recibes una tarea que puedes hacer en 5 minutos o menos, interrumpe tu actividad actual y haz esta tarea. Evitas que se te acumule trabajo, resuelves un “problema” y estos cinco minutos no te desconectan en exceso.
Como en todos estos sistemas la clave es la fuerza de voluntad y el establecer unos hábitos diarios, cosa nada fácil ya que si tienes problemas de organización suele ser debido a esta falta de disciplina. Pero es un reto que hay que superar. Incluso con los primeros pasos ves que muchas de las ideas que tenías en mente las puedes dejar “olvidadas” hasta dentro de una temporada lo que te quita estrés e indirectamente ayuda a aumentar la productividad: es más fácil motivarse a trabajar cuando las tareas a realizar son pocas. Este es el objetivo último de GTD: reducir el estrés y aumentar la productividad, dos cosas que muchas veces son complementarias.
La mejor manera de “aprender” el sistema es comprar los dos libros de David Allen: “Getting Things Done” y “Ready for Anything“.
No son muy caros, unos $20 los dos. La parte mala es que sólo el primero ha sido traducido al castellano, pero los podéis encargar por Amazon en inglés que no piden un gran nivel. Sé que puede parecer una tontería, que con la cantidad de guías y herramientas que hay en la red podéis aprender GTD sin pagar un duro pero, creedme, el esfuerzo de leer los libros (y entenderlos) vale la pena. David sabe escribir y
aunque a veces el libro se hace algo pesado en algún tema pero él es el creador del sistema y se nota, hay detalles que entenderéis a la primera en el libro y a través de otras fuentes no os quedarán tan claros. Y si se trata de dinero, siempre hay alternativas por todos conocidas…
La adopción y adoración por parte de la comunidad de internet ha hecho que aparezcan multitud de herramientas para aplicarla. Los listados abundan, de hecho son excesivas (a mi ver) ya que puedes dedicar tardes enteras a probar opciones sin decidirte por ninguna. El principal dilema es escoger una que se adapte al ritmo personal, ya que hay gente que usa su Blackberry todo el día, otros que se mueven entre varios sitios con o sin pc, gente que no usa gadgets, gente que los adora, gente que tiene acceso a internet las 24h, gente que no… Vamos, muchas opciones. Y dado que es un sistema de organización ha de adaptarse de forma transparente a las condiciones de trabajo del usuario así como a sus preferencias.
De las que he probado, hay dos opciones que me gustan especialmente:
Thinking Rock es una aplicación creada encima de Netbeans usando la API del sistema y creando módulos específicos en sustitución de las herramientas de programación. Multiplataforma (usa Java), tiene una muy buena UI y es muy intuitivo. El problema es que al ser una aplicación de escritorio (creo que recientemente han sacado una versión para PDA, pero necesitaras una potente) sueles trabajar mediante un usb que conectas a todo pc disponible. Si no tienes pc, mal vamos, y aún con él a veces se hace incomodo (o no se puede) cambiar a la aplicación para apuntar cosas. Aún con esas si se adapta a tu estilo de trabajo es una buena opción.
La opción del Calendar me gusta por su ubiquidad: si tienes internet es accesible. No es la panacea en cuanto a facilidad de acceso pero no necesitas llevar la aplicación contigo y te evitas problemas ante una posible corrupción de los ficheros de datos. Tiene más limitaciones que una aplicación nativa, pero dependiendo del uso que le des será suficiente. Y facilita el empezar a usar el sistema, los problemas de “falta de potencia” ya los resolverás cuando sea necesario.
No faltan alternativas (algunas de pago) como addons para Outlook, que dada la popularidad de este sistema en muchas empresas tienen mucha demanda.
Tampoco quiero extenderme mucho más. Si buscáis GTD en Google encontrareis multitud de información al respeto que os guiará mejor que yo. Si eres de los que se satura cuando piensa todas las cosas que ha de hacer hoy, quizás lo necesitas.
2 Responses
Stay in touch with the conversation, subscribe to the RSS feed for comments on this post.
For implementing GTD you might try out this web-based application:
Gtdagenda.com
You can use it to manage your goals, projects and tasks, set next actions and contexts, use checklists, schedules and a calendar.
A mobile version is available too.
As with the last update, now Gtdagenda has full Someday/Maybe functionality, you can easily move your tasks and projects between “Active”, “Someday/Maybe” and “Archive”. This will clear your mind, and will boost your productivity.
Hope you like it.
Hola Pere,
¡Bienvenido al club de gente GTD! Has dado un buen consejo de comprar el libro. Yo acabo de leer los dos libros otro vez (lo hago dos veces al año) y otra vez he encontrado ideas nuevas.